A nossa vida hoje em dia acontece de várias formas no ambiente online, o que é ótimo, pois permite que fiquemos muito mais conectados, principalmente quando se trata do cenário corporativo.
O que acontece é uma preocupação natural com a segurança dos dados compartilhados, pois muitas empresas estão acostumadas com as burocracias do mundo físico, que nos garantem a certificação do processo.
A opção para ter a mesma segurança no mundo online é por meio de um certificado digital, que funciona como uma chave para que empresários possam emitir documentos fiscais de forma rápida e segura.
Para entender mais sobre o certificado digital, trouxemos esse artigo completo sobre o assunto para que você descubra as vantagens de implementá-lo na sua empresa.
Boa leitura.
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O que é um certificado digital
Certificado digital é a identidade eletrônica de uma empresa ou até de uma pessoa física, sendo uma forma segura e prática de confirmar a identidade de alguém no ambiente digital.
É usado como um forma de assinar documentos a distância, com o mesmo valor jurídico de uma assinatura física reconhecida em cartório, pois o certificado quando feito de forma correta tem o mesmo efeito.
Existem alguns tipos de certificado com mais ou menos funções práticas, por isso é importante entender quais as necessidades jurídicas da sua empresa para fazer aquisição de um serviço que contemple isso.
Para que serve um certificado digital
Um certificado digital tem várias finalidades, e sem dúvidas a principal delas é trazer um pouco mais de agilidade para processos que antes eram burocráticos, uma vez que você pode executar várias tarefas de forma remota.
Sua empresa precisa por segurança e por lei operar com vários tipos de documentos, sendo que a assinatura deles precisa ser devidamente validade para ter regularidade nos processos, e a maneira adequada de fazer isso usando a internet é com a chancela de um certificado digital para garantir que você é você ou que sua empresa é sua empresa.
Além disso, na prática mesmo, um certificado digital serve para as seguintes tarefas:
Um certificado digital serve para assinar documentos digitais
Via de regra, um documento digital deve ser assinado por um signatário que tenha um certificado digital devidamente cadastrado e validado para que essa assinatura tenha um peso de lei equivalente a de um cartório.
Tanto que, algumas modalidades de certificado são os e-CPF e e-CNPJ que são literalmente uma transposição eletrônica dos seus documentos físicos, e esse é o nível mais simples dessa ferramenta.
O certificado precisa ser renovado após um certo período, então antes de assinar, certifique-se que as suas chaves de segurança estejam em dia, e vamos falar mais sobre isso à frente.
Um certificado digital serve para ter acesso a sistemas e dados restritos
Aqui temos um outro ponto importante sobre os certificados, pois muitos empresários têm a falsa noção de que essa ferramenta é apenas uma assinatura virtual, mas na verdade ela também é uma chave de acesso para sistemas e dados restritos.
Isso por si só representa um nível a mais de segurança de dados, para que as informações sensíveis da sua empresa fiquem sempre protegidas, até porque temos visto o número de ataques hackers subindo muito, então todo cuidado é pouco.
Um certificado digital serve para diversos sistemas virtuais
Além dos dados da sua empresa, existem outros sistemas que são ainda mais restritos e justamente por isso, apenas com o certificado digital podem ser acessados para limitar as informações ali contidas.
Os sistemas do Governo, por exemplo, demandam acesso com essas chaves específicas, e principalmente para serviços disponíveis no site da Receita Federal, o certificado é fundamental para lidar com documentos ali contidos.
Sem falar que isso acelera muito os processos e otimiza o seu dia a dia.
Agora que você já sabe para que serve um certificado digital, entenda quando é obrigatório!
Sendo bem direto, a legislação brasileira exige que toda empresa enquadrada no regime de Lucro Presumido tenha obrigatoriamente um certificado digital. Cidades como Belo Horizonte e Porto Alegre também é obrigatório para o Simples Nacional.
No entanto, mesmo se sua empresa não se enquadre nos requisitos de obrigatoriedade, é muito válido ter o certificado digital para agilizar várias tarefas do dia a dia.
Por exemplo, funcionários que precisam cumprir suas obrigações de previdência e trabalhistas via o eSocial, vão demandar que a empresa disponha do certificado.
Outra coisa que vale reforçar aqui é que como esse certificado serve para assinatura de documentos, pode ser que parceiros e fornecedores da sua empresa demandem isso para agilizar os contratos, por isso é uma opção válida até para pessoas físicas.
Qual o valor do certificado digital
Como dissemos, há vários tipos de certificado e tipos de plano, então os valores podem variar, de empresa para empresa.
Para ter uma média, os valores dos certificados digitais ficam em torno da faixa dos R$ 200, dependendo do tipo de certificado escolhido.
Como emitir o certificado digital
A emissão dos certificados digitais no Brasil é de responsabilidade das autoridades certificadoras que são empresas devidamente regulamentadas para poder emitir essas chaves.
Autoridades certificadoras
As autoridades certificadoras podem ter algumas especificidades como por exemplo as de Defesa que emitem chaves digitais específicas relacionadas ao Ministério da Defesa, Marinha, exército e aeronáutica.
Por isso é importante que você saiba exatamente quais tipos de certificado digital o seu negócio precisa para operar, assim você busca a autoridade competente para emissão.
Algumas das principais autoridades certificadoras são:
- SERPRO – Serviço Federal de Processamento de Dados;
- Caixa Econômica Federal;
- Receita Federal do Brasil;
- SERASA Experian;
- CERTISIGN;
- IMPRENSA OFICIAL DO ESTADO DE SÃO PAULO;
- AC JUS;
- AC PR;
- AC DIGITALSIGN;
- AC BOA VISTA;
- MINISTÉRIO DAS RELAÇÕES EXTERIORES;
- AC DEFESA;
- AC SAFEWEB;
- AC SAFEWEB;
- VALID Certificadora Digital;
- SOLUTI Certificação Digital;
- AC SAFEWEB;
- Casa da Moeda do Brasil.
Conclusão
Em suma, o certificado digital veio justamente para diminuir a burocracia das documentações de empresas e pessoas físicas, permitindo a assinatura e validação de documentos de forma 100% digital.
Como vimos, não é obrigatório para todas as empresas, porém muito recomendável para que você tenha essa agilidade operacional no seu negócio. Confira como a Garra Tecnologia pode agilizar ainda mais.
Desenvolvedor de Sistemas Especialista em Documentos Fiscais e Certificação Digital.
