Certificado digital para empresas: É obrigatório? Para que serve?

Você que empreende, conhece as vantagens e os benefícios do certificado digital para empresas?

Talvez você já ouviu falar e tenha até uma boa noção do que se trata, mas no artigo de hoje vamos tirar todas suas dúvidas e te mostrar porque a aplicação dessa tecnologia é extremamente vantajosa para o seu negócio.

Este certificado tem funções práticas, pois otimiza muito o tempo da emissão de documentos importantes para sua empresa e ainda promove muita segurança para o seu negócio.

Então, acompanhe no artigo de hoje tudo que você precisa saber sobre os certificados digitais para empresas.

Boa leitura.

Certificado digital para empresas: o que é? É obrigatório?

O certificado digital é a identidade online para empresas e pessoas físicas e tem a mesma validade de um documento do mundo físico, com a praticidade que o digital proporciona.

Há vários níveis destes certificados, e isso vai diferenciar muito os usos que você poderá fazer com ele, bem como o nível de segurança que você terá com as chaves de acesso.

Sobre a obrigatoriedade, não é necessariamente obrigatório ter um certificado digital para empresas, a não ser que haja a necessidade da emissão de Notas fiscais eletrônicas específicas, como a NF-e e NFC-e.

Isso quer dizer que não serão todas as empresas que serão obrigadas a emitir este documentos, mas como você verá, vale muito a pena ter este certificado na sua operação.

Certificado digital para empresas: quais são?

Além do objetivo principal do certificado digital para empresas, que é ser uma identidade digital válida para o seu negócio, ele também serve como chave de acesso rápido a outros documentos fiscais e alguns tipos podem ser usados ainda como sua assinatura oficial com validade reconhecida em cartório.

O certificado traz muita credibilidade para sua operação e permite que em alguns cliques as informações fiscais da sua empresa sejam validadas rapidamente o que vai facilitar muito a fiscalização por parte dos órgãos reguladores.

Mas conforme já antecipamos, há níveis de certificado com mais ou menos possibilidades de validação e consequentemente preços distintos e a seguir vamos destacar os tipos mais comuns de certificado.

Certificado A1

O certificado A1 pode ser considerado o primeiro nível, apesar de poder ser utilizado para vários tipos de certificação.

O que determina o certificado A1 é a maneira como ele é armazenado, sendo um pouco mais restrito nesse sentido.

A instalação do certificado A1 deve ser feito no dispositivo da sua escolha, pode ser um computador, tablet ou smartphone, porém toda vez que você precisar usar a certificação, tem que ser acessada por esse dispositivo.

É possível trocar de dispositivo, mas é preciso fazer os trâmites junto às Autoridades Certificadoras.

Em média, ao comprar certificado digital A1, você conta com a validade de 1 ano.

Certificado A3

O certificado A3 por sua vez, tem todas as funcionalidades do A1, porém seu modo de armazenamento permite bem mais liberdade para o empresário.

Ele é emitido e armazenado em token criptografados, cartão inteligente (smart card) ou os mais modernos ficam na nuvem, e você poderá acessá-lo em qualquer dispositivo.

No caso do cartão, é preciso ter uma leitora específica também, por isso, consulte as opções com a Autoridade Certificadora da sua escolha para ter mais comodidade.

Os certificados A3 podem ter a validade de 1 até 5 anos, portanto seu custo tende a ser um pouco maior.

Por que ter um certificado digital de empresas?

Seja qual for o tamanho do seu negócio, você não estará livre da emissão de documentos fiscais, a diferença se trata só do volume e da frequência.

Com um certificado digital para empresas, aliado a um software de emissão de documentos fiscais eficiente, você faz toda a gestão de forma bem mais ágil e assertiva, evitando problemas com o Fisco.

Além disso, tem algumas outras vantagens do uso do certificado que precisamos destacar para que você veja a praticidade que essa ferramenta pode trazer para sua operação.

Mais segurança e agilidade em seus processos

O uso do certificado protege a sua empresa contra vários tipos de fraude, uma vez que valida a identidade da sua empresa na internet de forma inviolável.

Usar o certificado para assinatura simplifica a sua vida, pois você assina várias folhas de contratos com um único clique, e esta assinatura tem a mesma validade jurídica do que aquela feita a mão.

Redução de custos

A vida do empresário é buscar formas de aumentar seus ganhos e diminuir seus custos e ter um certificado digital aplicado a sua operação vai reduzir muito seus gastos.

Primeiro que com ele, você não vai precisar ir em cartório reconhecer firma toda vez que precisar validar um documento, basta enviar e assinar com o certificado.

Isso tudo sem precisar imprimir os papéis economizando e ainda agregando sustentabilidade para seu negócio.

Digitalização de burocracias

No Brasil é difícil escapar das burocracias, principalmente para empresários. São notas, contratos, fornecedores, contabilidade e etc, tudo isso tomando boa parte do tempo produtivo.

Com o uso de um certificado digital, você digitaliza a emissão de vários documentos bem como assinaturas e pode assim otimizar o seu tempo e focar em atividades que serão vitais para o crescimento da operação.

Conclusão

Enfim, o certificado digital para empresas é uma inovação que cada vez mais se mostra uma vantagem competitiva para vários tipos de negócio, uma vez que otimiza várias operações importantes relacionadas a documentos fiscais.

É importante ressaltar que o uso só do certificado digital vai te ajudar, porém, ele vai ser potencializado atuando junto com softwares de gestão contábil e emissão de documentos fiscais para que as tarefas sejam ainda mais eficientes e assertivas.

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