Uma dúvida que muitos profissionais autônomos têm é se para emitir nota fiscal MEI precisa de certificado digital, e de fato é algo que pode impactar a decisão na hora de abrir um CNPJ.
Por isso, no artigo de hoje vamos tirar esta e outras dúvidas sobre as obrigações de MEI e também sobre as vantagens e necessidades de obter um certificado digital para sua operação.
Também terá algumas opções vantajosas para você conseguir o seu certificado, não importa se você seja MEI ou de qualquer outra modalidade de CNPJ.
Boa leitura.
O que é e para que serve o Certificado Digital?
Um certificado digital é um documento eletrônico usado para provar a posse de uma chave pública. O certificado contém o nome do proprietário, um número de série, a data de expiração do certificado, o nome da autoridade emissora e a assinatura digital do emissor.
O uso principal de um certificado digital é para verificar se uma determinada chave pública pertence a uma determinada pessoa física ou jurídica.
Por exemplo, quando você visita um site que usa SSL (Secure Sockets Layer), o servidor do site apresenta seu certificado digital ao seu navegador. Seu navegador verifica a assinatura digital no certificado e estabelece uma conexão criptografada com o servidor.
Isto ajuda a garantir que qualquer informação que você enviar ou receber do site será privada e confidencial.
Além disso, os certificados digitais também são usados para assinar mensagens de e-mail e programas de software. Isto permite aos destinatários verificar se a mensagem ou programa vem da pessoa ou organização reivindicada pelo remetente e não foi alterada em trânsito.
Como você pode ver, os certificados digitais desempenham um papel importante para ajudar a garantir a segurança das informações trocadas on-line, o que é fundamental para contratos entre empresas, acesso a emissão de notas fiscais entre outras operações corporativas.
Para emitir nota fiscal, o MEI precisa de certificado digital?
Talvez a primeira pergunta que precisamos considerar é se MEI é obrigado a ter certificado digital, e a resposta mais direta é não.
No entanto, para emissão de alguns tipos de Notas fiscais eletrônicas, será necessário o e-CNPJ que é a chave digital para empresas acessarem softwares de emissão desses documentos fiscais.
Isso em especial é útil para o MEI que faz emissão de NF-e em volumes constantes, como quem trabalha em algo relacionado ao varejo. Por outro lado, o prestador de serviços PJ que só trabalha com uma empresa, não terá tanta necessidade assim de um certificado digital devido a baixíssima emissão de notas fiscais.
O volume de notas é importante nesse sentido, pois em geral, alguns Estados permitem a emissão de NF-e avulsa direto nos portais SEFAZ ou mesmo pelo site da prefeitura do seu município.
Quem emite uma ou duas notas por mês pode não achar isso um problema, agora, se for uma tarefa recorrente, você verá o quanto essa operação pode tomar tempo precioso do seu dia.
Então, é ideal para sua operação utilizar um software para emissão de NF-e e outros documentos, inclusive com a ferramenta de fazer armazenagem desses arquivos importantes, e para conectar a plataforma aos órgãos do governo será necessário o certificado digital devidamente validado.
Saiba também: o que é necessário para emitir NF-e?
Quais os tipos de certificado digital para o MEI?
Novamente, o principal critério a ser avaliado é o volume de notas emitidas, e em geral, um profissional MEI não costuma fazer isso em volumes muito expressivos.
Por isso, os tipos mais simples de certificados digitais podem ser o suficiente para suas operações.
Para isso, destacamos 2 tipos: o Certificado A1 e o Certificado A3.
A diferença entre eles é que o A1 é validado em um dispositivo específico, então se for instalado no seu notebook, só poderá emitir notas e acessar serviços da Receita Federal por este equipamento.
Já o A3 tem um pouco mais de flexibilidade, pois a chave vem em um token (que pode ser um pen drive), em cartão inteligente ou até algumas opções onde fica armazenado em nuvem.
Dessa forma você pode acessar de qualquer dispositivo, o que é ótimo para quem precisa de mais flexibilidade para operar de forma remota.
Essas características também vão influenciar no preço de cada tipo de certificado, por isso avalie bem as necessidades da sua empresa antes de optar por um ou pelo outro.
Vantagens de MEI obter certificado digital
A obrigatoriedade do certificado digital não deveria ser o critério para decidir emitir um desses, porque na verdade, é um dispositivo tão vantajoso que se torna um investimento interessante até para o microempreendedor individual.
Primeiro que você terá muito mais segurança quanto a emissão dos seus documentos fiscais, o que evita problemas com fraudes, notas com erro e outras coisas que possam causar problemas com o fisco.
Também é um item que traz muita praticidade, pois com o certificado digital é possível assinar contratos e documentos com validade jurídica com apenas um clique e de forma online, não importa quantas páginas chegam.
Por conta da criptografia, a assinatura é ainda mais segura do que aquela feito a mão, e também é reconhecida em cartório, mesmo sendo totalmente digital.
Outro ponto de destaque é que a economia com impressão de documentos será grande, uma vez que não vai precisar imprimir notas e nem contratos, podendo validar os documentos fiscais e assinatura 100% online e armazenar esse itens no seu computador.
Fora que as burocracias são bem menores, pois o imposto de renda fica bem mais fácil de fazer acessando o portal da Receita Federal com sua chave digital.
Quando o MEI precisa ter um certificado digital?
Não é para tudo que o MEI vai precisar de um certificado, diferente de outras modalidades de CNPJ, por isso precisamos entender quais casos o dispositivo será necessário.
MEI precisa de certificado digital para o FGTS?
Segundo a Lei Complementar nº 123, de 2006, resolução CGSN nº 140 de 2018, o empreendedor pode cumprir o recolhimento do FGTS sem a obrigatoriedade de um certificado digital.
Mas na prática, ter o certificado facilita muito esse processo.
MEI precisa de certificado digital para registrar funcionário?
Para se cadastrar no eSocial o microempreendedor vai precisar acessar a plataforma do Governo Federal usando a certificação digital, e como é por lá que se registra uma contratação, podemos dizer que sim, o MEI precisará de um certificado digital para registrar um funcionário.
Qual o custo de um Certificado Digital?
Vamos focar em quanto custa um certificado digital e-MEI que será o ideal para sua operação, e na média entre R$ 60,00 e R$ 100,00, dependendo da Autoridade Certificadora, validade e tipo de armazenamento.
Existe certificado digital gratuito para MEI?
Não, pois esses certificados apesar de validados pelos órgãos federais é emitido por uma empresa privada autorizada pela receita, que portanto terá custos no processo.
O que acontece se não pagar o Certificado Digital? (Receita federal)
Basicamente a empresa ficará sem acesso aos serviços da Receita Federal, portanto não poderá enviar as declarações, consequentemente incorrendo em multas proporcionais aos tributos devidos.
Certificado digital MEI: Como fazer?
Existem várias maneiras como obter o certificado digital, seja para emitir nota ou para assinar documentos online.
Porém, nem todos serão ideais para sua operação, e no caso de MEI, é ideal buscar opções como certificado de microempreendedor individual, pois terá custos mais em conta.
Se houver necessidade de aumentar o volume de emissão de notas, você poderá fazer um upgrade no seu certificado.
Na Garra Tecnologia temos não só o certificado digital ideal para sua operação, como também temos uma solução para emissão de notas, então, o custo benefício fica bem mais acessível.
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