Cansado de ficar preenchendo nota na mão? Então vem ver o que é necessário para emitir a Nota Fiscal Eletrônica e quais as vantagens de automatizar essa operação vital para sua empresa.
Não é dos processos mais simples, pois como sabemos, ter empresa no Brasil é enfrentar inúmeras burocracias para operar dentro da legalidade.
Portanto, antes até de aprender como emitir a Nota Fiscal eletrônica ou simplesmente NF-e, é ideal que você entenda como funciona e quais são os requisitos que sua empresa precisa atender para acessar este documento.
Boa leitura.
O que é a nota fiscal eletrônica
A Nota Fiscal, ou NF é o documento fiscal que faz o registro de uma transação comercial entre duas partes, junto aos órgãos fiscalizadores.
Serve tanto para a venda de produtos ou prestação de serviços, e sua emissão é obrigatória justamente para os fins jurídicos e fiscais.
Ou seja, as notas fiscais são importantes para a empresa, pois vão confirmar os rendimentos junto à Receita Federal, e para o consumidor é importante também para declaração do imposto de renda.
Dito tudo isto sobre, a Nota Fiscal Eletrônica é a versão digital deste documento, e pode ser emitido e armazenado através do sistema online disponibilizado pela Receita Federal.
Qual a importância da nota fiscal eletrônica?
A Nota fiscal é importantíssima para a contabilidade da sua empresa, pois sem ela, você não consegue demonstrar ao fisco quais foram as receitas e saídas que aconteceram no seu negócio dentro de um determinado período.
A versão eletrônica da nota fiscal tem a facilidade de ser emitida online, podendo ser armazenada no seu computador ou na nuvem, tanto no formato PDF quanto no formato XML.
Lembrando que o formato XML é o oficial que será solicitado pela Receita em uma eventual fiscalização e também no recolhimento dos tributos relacionados a sua atividade.
Agora que você sabe o que é e qual a importância da NF-e, vamos te mostrar o que é necessário para emitir nota fiscal eletrônica.
O que é necessário para emitir nota fiscal eletrônica?
A emissão em si da nota fiscal eletrônica é extremamente simples, podendo inclusive ser automatizada.
Contudo, é preciso ter uma estrutura e atender alguns requisitos para poder trabalhar com esse documento digital.
Também é importante dizer que há variações da nota fiscal eletrônica como a NFS-e (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) e NFC-e (Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica).
É justamente isso que nós vamos detalhar a seguir e você verá que o que é necessário para emitir nota fiscal eletrônica é bem mais simples do que imagina.
Leia também: diferença entre NF-e e NFC-e e entenda melhor sobre esses dois tipos de Nota Fiscal Eletrônica.
Certificado digital
Com um certificado digital a emissão das suas notas fiscais eletrônicas fica bem mais simplificada e ágil.
Já falamos algumas vezes aqui no blog sobre os tipos de certificado, como emitir, quais as obrigatoriedades e etc, vale a pena conferir antes de adquirir o seu.
Dando uma resumida, o certificado digital é a validação virtual da sua empresa junto a Receita Federal, e te permite acessar os serviços online do órgão federal para fazer a emissão de notas fiscais e outros documentos importantes.
Lembre-se que existem diferenças entre o certificado digital para CNPJ e para pessoas físicas. vale lembrar que o certificado digital para pessoa física não tem esse tipo de função.
Vale destacar que existem 2 tipos diferentes de e-CNPJ. No caso, estamos falando sobre o certificado digital para CNPJ A1 e o A3.
Cadastro fiscal governamental
Com o certificado digital devidamente emitido e sabendo quais os tipos de nota sua empresa precisa emitir, o próximo passo é fazer o cadastro fiscal junto ao governo para conseguir as devidas autorizações.
Para cada tipo de atividade vão haver cadastros diferentes.
Credenciamento de empresa
Para empresas de comércio, o cadastro é feito junto à SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado de atuação.
Como é emitido pelos estados, o processo em si pode variar muito, então consulte o SEFAZ de onde você mora.
Esse cadastro costuma levar em média 15 dias para ser concluído.
Empresas que fazem prestação de serviços terão que fazer o seu credenciamento na prefeitura da sua cidade, pois é pelo sistema municipal que a NFS-e é emitida.
A maioria das prefeituras do país disponibilizam o serviço em seu site e basta preencher um formulário para conseguir seu credenciamento.
A liberação do acesso ao emissor das NFs e sua senha vão chegar no e-mail que você colocou na hora de fazer o seu cadastro.
Escolha um emissor de nota fiscal eletrônica
Isso mesmo, para fazer uma emissão eficiente das NF-es referente a sua atuação é ideal que tenha um software para emitir e principalmente armazenar essas notas.
A vantagem de um bom software é que você pode automatizar as emissões e também acessar facilmente os arquivos correspondente às notas, o que facilita a elaboração dos documentos fiscais e contábeis importantes para o seu negócio.
É possível emitir diretamente nos sites do governo, porém, eles não têm integração com sistemas de gestão e nem a possibilidade da automatização.
Para isso, é mais seguro confiar em uma solução tecnológica mais eficiente e segura, de preferência com sistema de armazenagem em nuvem para ter acesso rápido aos seus documentos fiscais.
Quem pode emitir uma nota fiscal eletrônica?
Todo empresário com CNPJ independente da modalidade e regime tributário pode emitir a nota fiscal eletrônica desde que atenda os requisitos que já citamos acima.
Pessoas físicas podem emitir notas para prestação de serviços, mas nesses casos recomendamos sempre formalizar a sua atuação profissional abrindo uma MEI.
O que é necessário para emitir nota fiscal eletrônica: onde emitir minha nota?
A melhor maneira para emitir suas notas fiscais eletrônicas é com um software especial para isso, e no mercado, sem dúvida a opção mais completa é o Maxxi da Garra Tecnologia.
Com o Maxxi, você otimiza os processos de emissão de notas fiscais e outros documentos e ainda consegue fazer um gerenciamento mais eficiente dos documentos e também cadastrar produtos e dados do cliente.
É um sistema de gestão contábil completo para você fazer a emissão de documentos sem dificuldades.
Conheça os detalhes do Maxxi e veja como pode otimizar sua operação.
Conclusão
Acreditamos que ficou bem explicado o que é necessário para emitir nota fiscal eletrônica e mais do que isso, você viu como esses documentos jamais podem ser negligenciados senão sua empresa pode sofrer com o fisco.Faça a gestão desses documentos com um emissor de NF-e que facilite sua vida, emita suas notas com o Maxxi da Garra Tecnologia.
Desenvolvedor de Sistemas Especialista em Documentos Fiscais e Certificação Digital.
