O controle fiscal é uma das coisas mais importantes para uma empresa, e isso é uma tarefa que requer muita atenção, pois qualquer erro pode incorrer em multas graves.
Para operar na legalidade, seu negócio precisa estar em dia com as diretrizes de muitos órgãos fiscalizadores, então, ter uma documentação adequada e atualizada é fundamental para evitar dores de cabeça.
Há várias formas de fazer esse controle fiscal, que também se conecta com seu controle financeiro empresarial, por isso é ideal saber como fazer isso no dia a dia, de preferência com ajuda da tecnologia.
Então, acompanhe no nosso artigo de hoje 7 dicas de ouro para ficar com a contabilidade em dia e não cair nas garras do fisco.
Boa leitura.
O que é controle fiscal em empresas
De uma forma simples e direta podemos definir o controle fiscal como uma série de práticas que visam ajustar todas as documentações e atividades relacionadas ao pagamento de tributos de uma instituição.
Isso envolve o pagamento de impostos variados pertinentes a cada natureza de atividade, bem como a elaboração e envio de documentos contábeis e fiscais junto aos órgãos competentes, como a Receita Federal e Secretaria da Fazenda.
O objetivo é manter a empresa longe de qualquer tipo de represália, recolhendo os devidos tributos no tempo certo, porém também cabe a gestão, estabelecer uma eficiência tributária para que não sejam pagos impostos desnecessários.
Qual a importância do controle fiscal nas empresas
As informações fiscais e contábeis de uma empresa, servem para que sejam feitos documentos obrigatórios que serão solicitados pelos órgãos competentes, como por exemplo o balanço contábil que é feito anualmente.
No entanto, o recolhimento de tributos se dá durante toda a operação, com a emissão de notas fiscais, pagamentos a fornecedores e colaboradores, entre outras atividades.
Além da obrigatoriedade exigida pelos órgãos fiscalizadores, manter um controle fiscal rígido também permite entender melhor o desempenho financeiro da empresa, organizar um planejamento e também buscar soluções para diminuir a carga tributária que incide sobre seu negócio.
Dicas para fazer o controle fiscal na sua empresa
Alguns hábitos diários podem ser implementados na sua empresa para que o processo de controle fiscal seja mais eficiente e organizado.
Se possível, invista na utilização de softwares contábeis que vão proporcionar um acompanhamento em tempo real e também uma maior segurança dos dados.
Essas soluções trazem agilidade para o dia a dia e uma precisão maior das informações, e isso ajuda principalmente na hora de compor os relatórios financeiros e contábeis que fazem parte das documentações obrigatórias.
A seguir, vamos trazer algumas dicas práticas para ter um controle fiscal mais eficiente na sua empresa.
Acompanhe as notas fiscais emitidas
Com relação à tributação, um dos documentos mais importantes é a nota fiscal, e a sua emissão é obrigatória para toda empresa, é mais do isso, sua armazenagem é vital para as eventuais fiscalizações que vão ocorrer.
Por isso que toda nota fiscal deve ser adequadamente preenchida na hora da sua emissão para que os tributos certos possam ser recolhidos, então cabe ao gestor acompanhar as emissões desse documento, pois a responsabilidade cairá sobre ele em caso de erro.
A armazenagem também deve ser feita adequadamente, no formato de XML para o caso de notas fiscais eletrônicas, e aqui entra a eficiência de uma boa tecnologia contábil que tanto emita quanto armazene este documento tão importante.
Saiba também: o que é necessário para emitir Nota Fiscal Eletrônica?
Verifique os números
Acompanhe de perto todos os números relevantes para sua empresa e aposte em relatórios para ter sempre uma visão realista e atualizada de como está a situação financeira e tributária do seu negócio.
Faça balancetes contábeis, que são uma boa forma de entender a situação fiscal e tributária da sua empresa dentro de um período específico e assim poder fazer projeções e ajustes no percurso.
Trabalhe sua organização
Às vezes na correria do dia a dia algumas coisas podem ficar fora do lugar, mas na hora não parecem o problema.
Só que no acumulado, essa bagunça pode gerar muitos problemas numa eventual fiscalização e aí não tem desculpa, as repercussões serão pesadas.
Aposte em documentos digitais que são mais fáceis de localizar posteriormente, e busque também armazenamento em nuvem que ofereça segurança, assim todos terão acesso fácil a esses dados importantes.
Esses documentos não podem ser negligenciados de forma nenhuma, por isso ter um acesso fácil a eles permite também revisões para que não haja nenhum tipo de irregularidade.
Crie rotinas
Uma boa forma de ter um controle fiscal eficiente é criando rotinas para que os processos sejam cumpridos adequadamente, inclusive com etapas de revisão para o preenchimento das notas fiscais e outros documentos.
Elaborar um fluxograma claro de como essa operação vai transcorrer e defina bem as funções de cada setor, se possível tenha uma forma de comunicação onde todos possam se falar facilmente e também ter acesso aos dados relevantes.
Automatize seu controle fiscal
A melhor maneira de automatizar seu controle fiscal atualmente é com a implementação de um software que possa cuidar da documentação fiscal, automatizando algumas tarefas e disponibilizando os dados em tempo real.
Isso favorece para que todos os colaboradores possam acessar essas informações que são relevantes para sua atuação e ainda gerar relatórios para acompanhar em tempo real a situação.
Há vários modelos de plataformas no mercado, e o ideal é buscar aquela que ofereça um bom custo benefício, tendo as ferramentas que você precisa e que ainda se encaixe no orçamento da empresa.
Auditoria Periódicas
Como todo cuidado é pouco, muitas empresas para se assegurar que não há nada irregular quanto aos seus tributos, fazem auditorias periódicas, e assim conseguem ter uma visão melhor da situação.
Devido ao fato dessa auditoria ser interna, caso surjam erros é possível fazer as devidas correções antes da fiscalização pelos órgãos pertinentes.
E principalmente para essas auditorias, ter um software centralizando as informações e disponibilizando-as em tempo real, faz com que a análise seja bem mais assertiva.
Na Garra Tecnologia desenvolvemos o Maxxi ERP, plataforma para você fazer toda emissão e gestão de notas e outros documentos fiscais de forma super simples.
Aproveite agora para conhecer as nossas soluções e mantenha sua empresa sempre em dia com o fisco.
Conclusão
Um bom controle fiscal é algo que toda empresa precisa para operar na legalidade, mas também é um atividade que ajuda a ter uma boa visão da situação financeira, permitindo um melhor planejamento dos próximos passos do seu negócio.
Mantenha suas documentações em dia automatizando as tarefas, conheça o Maxxi da Garra Tecnologia.
Desenvolvedor de Sistemas Especialista em Documentos Fiscais e Certificação Digital.
