Controle de notas fiscais: saiba como realizar na sua empresa

Realizar um ótimo controle de notas fiscais requer a adesão de certas práticas na rotina de qualquer empresa.

Isso porque, por meio desse procedimento, é possível conseguir uma melhor organização em todos esses documentos contábeis, bem como outros benefícios.

Quer saber mais sobre o controle de notas fiscais e como ele pode beneficiar a sua empresa?

Então, continue conosco! Boa leitura.

Saiba também: o que é necessário para emitir Nota Fiscal Eletrônica?

 

Controle de notas fiscais, qual a importância de fazer? 

Ter um efetivo controle de notas fiscais, fará com que um determinado negócio alcance patamares maiores de excelência. 

Isso porque, existe uma série de benefícios decorrentes desta prática. Assim, esse controle possibilita organizar esses documentos de forma mais prática e ágil.

Um dos benefícios está diretamente ligado ao fiscal. Isso porque, devemos lembrar que as notas fiscais são, na verdade, documentos que atestam determinadas compras.

Assim, elas são capazes de registrar tudo que diz respeito à tributação sobre o produto ou serviço adquirido. 

Inclusive, qualquer dado divergente do informado à Receita Federal, pode configurar como crime de sonegação.

Vale ressaltar também que o controle de notas fiscais ajuda (e muito) na saúde financeira de qualquer empresa.

Afinal, ela irá contabilizar os valores de vendas de mercadorias, lucros advindos, bem como em que pés anda o fluxo de caixa da empresa.

 

Como realizar o controle?

Por mais que seja uma tarefa simples, o controle de notas fiscais pode ser bem burocrático quando não se tem familiaridade com o assunto.

Porém, quando se entende esse processo, é possível obter várias vantagens com a realização desse gerenciamento, tais como:

 

• • controle maior das entradas e saídas do caixa;

• • possibilidade de verificar possíveis desvios em recursos;

• • otimização do tempo;

• • agilidade e praticidade;

• • redução de custos operacionais, retrabalhos e erros;

• • padronização e maior organização (principalmente se houver alguma fiscalização).

Abaixo, elencamos algumas dicas para ter um controle de notas fiscais mais eficiente. Confira!

 

3 Dicas para um controle de NF eficiente

Como você pode perceber, existem várias vantagens quando se adere a um controle de notas fiscais. 

Atualmente, ter um sistema que faça esse procedimento deixou de ser artigo de lugo e passou a ser um recurso necessário para a sobrevivência e constante crescimento de uma empresa.

Isso porque, muitos empreendedores ainda continuam crendo que fazer as contas e administrar seu setor contábil por meio de papéis e calculadoras é uma opção viável.

No entanto, em um mercado cada vez mais competitivo, as empresas que não aderem ao digital e às tecnologias disponíveis, acabam ficando em defasagem. 

Mas não se preocupe! Elencamos algumas dicas que farão muita diferença na hora de realizar um efetivo controle de notas fiscais.

Salve os documentos na nuvem ou servidor

 

A tecnologia está à nossa disposição. Por que não usá-la? Diante disso, salvar os documentos em nuvem é uma ótima opção.

Dessa forma, você garante que o acesso a determinados documentos seja feito apenas por pessoas autorizadas.

Além disso, essa prática possibilita acessar a NF em qualquer lugar, basta que se tenha conexão com a internet.

 

Faça backups constantes

Por mais que salvar documentos em nuvem seja uma prática constante no controle de notas fiscais, fazer backups de forma constante é altamente recomendável.

Isso porque, você nunca sabe quando algum vírus pode infectar a sua rede e provocar a perda dos documentos. 

Com backups constantes, os quais podem ser programados, você garante que eles estarão seguros e livres de qualquer possível eliminação.

 

Tenha uma rotina de recebimento 

Um ótimo controle de notas fiscais requer o desenvolvimento de uma rotina de recebimento, com todos os pontos bem fixados no dia a dia.

Dessa forma, é importante que este procedimento esteja marcado na agenda de forma periódica. 

Assim, será possível alinhar, por meio de reuniões, como se dará esse recebimento, sempre respeitando o que for delegado para cada membro da equipe.

Inclusive, essa prática vai levar em consideração o tempo de guarda de uma nota fiscal. Ou seja, o período máximo em que determinado documento precisa ser guardado.

De acordo com a Receita Federal, esses documentos contábeis requerem um tempo de guarda mínimo de 5 anos.

 

Qual a importância de ter um controle sobre as notas fiscais? 

Como você pode perceber, existem diversos benefícios de apostar no controle de notas fiscais.

Porém, destacamos abaixo os 3 principais motivos pelos quais qualquer empresa deveria (urgentemente) adotar essa prática.

Confira quais são agora mesmo!

 

Estar de acordo com a lei

Ao realizar um efetivo controle de notas fiscais, você garante maior proteção jurídica para a sua empresa.

Isso porque, digamos que a sua empresa prestou algum serviço ou vendeu alguma mercadoria para terceiros.

Porém, houve uma confusão e não foi possível emitir nota fiscal. Dessa forma, a empresa estará infringindo a lei e poderá ser acusada de sonegação.

Assim, além de multas, receberá uma mancha na sua credibilidade, afetando sua posição no mercado.

Por isso, realizar um excelente controle de notas fiscais não é luxo; é necessidade!

 

Organização

A organização é uma das características mais presentes ao realizar controle de notas fiscais. 

Afinal, utilizando sistemas ágeis, há a possibilidade de organizar os arquivos de maneira lógica, eficiente e clara.

Geralmente, essa organização segue uma ordem e requer algumas informações, tais como:

 

• • data de recebimento ou de emissão;

• • nome do fornecedor;

• nome da empresa que emitiu.

Melhora na produtividade

Imagina ter todos os documentos organizados de forma lógica, em nuvem e sendo acessados de maneira prática e simples…

Saiba que, ao investir em excelentes sistemas de controle de notas fiscais, isso é possível. Afinal, a produtividade tende a melhorar quando utilizamos a tecnologia a nosso favor.

Redução de custos e maximização de resultados. Esses são alguns benefícios que a melhora da produtividade acaba possibilitando.

Software de gestão: qual a vantagem de usar?

Gerir uma empresa não é uma das tarefas mais fáceis, concorda? 

Afinal, são tantos setores para administrar e tantos detalhes que passam despercebidos que chega a deixar qualquer um de cabelo branco.

Porém, a tecnologia tem promovido o desenvolvimento de recursos que garantem mais eficiência e agilidade nos processos.

Um deles, por sinal, é o software de gestão para melhor controle de notas fiscais. 

No entanto, com tantos disponíveis, é necessário optar por um que atenda suas necessidades de forma mais ampla.

Assim, você garantirá:

 

• • um controle financeiro empresarial efetivo, com dados precisos;

• • planejamento mais acurado;

• • despesas organizadas de forma mais eficiente;

• • relatórios analisados e conferidos;

• • processos gerados de forma mais ágil;

• • estoque controlado;

• e muito mais.

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