Você continua preenchendo nota fiscal a mão em pleno 2022 (quase 2023).
Se a resposta for sim é porque provavelmente você ainda não sabe o que é NF-e e nem quais são as vantagens de emitir de forma simples e eficiente na sua empresa.
No artigo de hoje nós vamos resolver isso te contando o que é NF-e, como fazer a emissão correta e principalmente a armazenagem, pois é assim que sua empresa consegue ficar em dia com o fisco.
E fique atento, pois existem mais de um tipo de NF-e e saber usá-las nos momentos adequados é fundamental para ter eficiência tributária na sua operação.
Boa leitura.
O que é NF-e e para que serve?
Se você já empreende há algum tempo sabe que a nota fiscal é fundamental, pois é o documento que registra os detalhes de uma transação comercial, seja a venda de um produto ou prestação de um serviço.
Para o consumidor, a nota fiscal é um direito e para empresa é uma obrigação fiscal, e por isso precisa ser preenchida corretamente com os dados da transação para que possa validar a operação.
Executar venda de produtos ou serviços sem emitir nota fiscal, ou mesmo preenchendo de forma dúbia, pode ser considerado como tentativa de sonegação de impostos, por isso não dá para negligenciar essa etapa.
Dito tudo isso, agora fica mais simples de explicar o que é NF-e, pois não é nada mais que a versão digital deste documento importantíssimo.
A partir de 2006 a tecnologia vem substituindo os talões impressos pelo preenchimento virtual, o que torna o processo muito mais prático e seguro.
O processo fica mais assertivo, pois é possível automatizar o preenchimento e principalmente o armazenamento em XML, que é o formato de documento que a Receita Federal vai solicitar para averiguação.
E para o cliente, a NF-e pode ser enviada por email ou até por WhatsApp.
Quem deve emitir NF-e?
Toda operação que tenha CNPJ ativo pode e deve emitir NF-e, porém é preciso ter certificado digital para fazer isso.
A NF-e não apresenta nenhum tipo de desvantagem para o empresário, pelo contrário, ela facilita o controle fiscal e agiliza a operação.
Em tópicos mais a frente vamos explicar como fazer a emissão correta.
O que é NFe: os principais tipos de notas eletrônicas
Hoje temos 5 tipos de notas eletrônicas disponíveis que vão contemplar praticamente todo tipo de transação comercial de produtos ou de prestação de serviços, sendo alguns até bem específicos.
Aqui, vamos explicar algumas delas, no caso as que são mais relevantes para os principais tipos de atuação, e talvez sua empresa se enquadre em alguma delas.
Confira a seguir:
Nota Fiscal de Produto Eletrônica (NF-e) h3
Essa é a resposta mais direta que define o que é NF-e, pois é a mais utilizada no comércio.
Substitui as notas fiscais de modelo 1 e 1 A e recolher principalmente o ICMS (Imposto Sobre Circulação de Mercadorias e Serviços).
É emitido em praticamente qualquer venda de produto e é validada pela SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado.
Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica
A NFC-e é o documento usado no varejo para atestar uma venda feita para o cliente final.
É a substituta do cupom fiscal e evita a necessidade de imprimir papel, podendo ser enviada para o email ou celular do cliente.
Entenda melhor a Diferença entre NF-e e NFC-e
Nota Fiscal de Serviço Eletrônica
Especialmente para prestação de serviços temos a NFS-e e é um documento emitido pelo sistema municipal de onde sua empresa está registrada.
Recolhe o ISS (Imposto Sobre Serviço) e você pode emiti-la pelo site da Prefeitura na grande maioria das cidades brasileiras.
Às vezes pode ocorrer algum tipo de indisponibilidade do sistema municipal, e então o empreendedor pode usar um RPS (Recibo Provisório de Serviços) e depois fazer a emissão da NFS-e quando houver restabelecimento do site da prefeitura.
CT-e: Conhecimento de Transporte Eletrônico
Por fim, vamos falar do CT-e, que é o Conhecimento de Transporte Eletrônico e serve especificamente para validar juridicamente transportes rodoviário de cargas.
Substitui vários documentos fiscais que eram exigidos para os transportes em território nacional e dispensa a necessidade de faturas duplicadas.
Também diminui erros e discrepâncias nos registros das notas e assim como a NF-e, tem sua validade assegurada pela SEFAZ do seu estado.
Essas notas fiscais eletrônicas dependem de algumas condições para serem corretamente emitidas, e saber a natureza da transação é importante para escolher o documento certo e assim pagar a alíquota certa de cada tributo.
O que é NFe: como emitir uma nota fiscal?
Em alguns passos você consegue emitir uma NF-e, desde que você já atenda os pré-requisitos.
Então, confira o passo a passo a seguir para fazer essa emissão de documentos fiscais.
1 – Escolha o tipo de nota a ser emitida
O documento formaliza sua operação, então veja a que melhor se adequa a sua atividade.
Para venda de produtos no varejo, NF-e, para prestação de serviços, NFS-e, para transportes CT-e e por aí vai.
2 – Tenha um certificado digital
Já explicamos aqui no blog a importância e como fazer um certificado digital para sua empresa, e isso é fundamental para emissão das notas fiscais eletrônicas.
Em resumo, o documento atesta a identidade da sua empresa no ambiente online e funciona como uma assinatura digital para que você acesse os serviços de emissão da Receita Federal.
Confira nossos conteúdos e nossas opções para garantir o seu certificado digital.
3 – Cadastro nos órgãos Federais
Cada tipo de empresa vai demandar alguns registros diferentes, pertinentes a natureza da sua atuação.
Empresas de comércio vão precisar cadastrar na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) de seu estado, por isso vai depender de cada localidade os detalhes, consulte seu contador.
Já quem presta serviço, deverá se cadastrar junto ao sistema municipal pelo site ou indo presencialmente à prefeitura.
4 – Contrate emissor de notas fiscais eletrônica
Empresa devidamente autorizada, busque uma solução eficiente para fazer emissão e armazenamento de suas notas com praticidade e segurança.
O SEFAZ e a maioria das Prefeituras disponibilizam um sistema de emissão gratuito, porém pouco eficiente.
Já um software especializado como Maxxi ERP, você faz a emissão sem dificuldades e armazena corretamente em nuvem para não ter dor de cabeça.
Nossa plataforma é integrada ao sistema do governo e emite todos os tipos de notas eletrônicas que citamos e armazena em nuvem para você acessar facilmente e compor seus relatórios fiscais.
Saiba mais sobre o Maxxi ERP e faça emissão de NF-e com praticidade e segurança.
Conclusão
Você viu o que é NF-e e como emiti-la, agora é só colocar em prática no seu negócio para ter mais praticidade, organização e ficar sempre em dia com o fisco.
Agregue a isso uma solução eficiente como o Maxxi ERP e faça uma gestão eficiente da sua contabilidade e dos seus documentos fiscais.
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